Omdat er regelmatig vragen zijn over de functie en de regels van het stembureau van de BE.* hierarchie, is volgende handleiding opgesteld door Tom De Voeght, huidig votetaker van de hierarchie.

1

De votetaker is verantwoordelijk voor het controleren en het posten van CFV-materiaal. Hij krijgt de CFV-tekst van de initiatiefnemer van de groep, op de dag dat de RFD afgelopen is. Na controle zal hij het CFV posten in be.announce en de andere groepen die door de initiatiefnemer gewenst zijn, zij het met Followup-To: be.misc. Enkel de votetaker heeft het recht een CFV te posten en te wijzigen. Het CFV mag door niemand anders verder verspreid worden, zoniet kan dit leiden tot procedurefouten. (volgens de regels van de be.* hiėrarchie mag er immers geen publiciteit worden gemaakt voor de stemming anders dan dit CFV)

2

De votetaker draait een automatisch programma dat de binnenkomende stemmen rangschikt en telt. Dit programma draait minimaal 1 keer per 24u en beantwoordt dan alle stemmen met een korte bevestiging van ontvangst. De votetaker controleert daarna de stemmen manueel. De ontvangstbevestiging is dus enkel dat en wil niet zeggen dat de stem geldig was. Indien de stem ongeldig bleek zal de votetaker 1 poging ondernemen om de stemmer per mail te contacteren en hem/haar uitleg te verstrekken en te vragen opnieuw te stemmen.

3

Minstens 1 keer gedurende een lopend CFV zal de votetaker een lijst posten in be.announce en eventuele andere groepen met daarin de namen en e-mail adressen (spam-beveiligd door het weghalen van de "@" in het adres). Hier zal enkel staan of de stem geldig was of niet, maar er zal geen stemkeuze bij vermeld zijn. Bij ongeldige stem kan de stemmer in kwestie zijn stem opnieuw uitbrengen tot het einde van de periode. Indien de stemperiode nog minstens 7 dagen loopt zal de votetaker eveneens het CFV herhalen bij diezelfde posting, zij het dan onder de naam CFV-2 of CFV-3.

4

Om een geldige stem uit te brengen moet de stem verzonden zijn vanop een geldig e-mail adres en van een naam voorzien zijn. Elke natuurlijke persoon mag slechts 1 stem uitbrengen. Het stembureau behoudt in twijfelgevallen het recht bepaalde stemmen te wissen indien er een sterk vermoeden is dat 1 persoon meerdere malen gestemd heeft. Dit is een beslissing die enkel kan worden genomen door votetaker en beheerder samen.

5

Na afloop van de stemming post de votetaker het eindresultaat. Hierbij opnieuw een lijst van stemmers, dit keer wel met hun respectievelijke stem erbij vermeld. Dit resultaat wordt gepost 1 of 2 dagen na afloop van de stemperiode, nadat votetaker en beheerder de kans hebben gekregen manueel de volledige stemronde na te kijken op eventuele fouten. Vervolgens is er een periode van 5 dagen voorzien tijdens dewelke bezwaren kunnen worden gemaakt tegen de einduitslag. Indien er geen bezwaren zijn levert de votetaker al zijn informatie aan de beheerder, die vervolgens de nieuwe groep al dan niet zal oprichten.

OPMERKING

Dit zijn algemene regels. De votetaker en beheerder kunnen na gezamenlijk overleg besluiten hierop uitzonderingen toe te staan. De eindbeslissing van de beheerder van de BE-hierarchie is ten allen tijde doorslaggevend.